Mechan Verzekeringen.
De opdrachtgever Mechan Verzekeringen is onderdeel van de Mechan Groep. De Mechan Groep is dé landbouwmechanisatie distributeur voor de AGCO merken Massey Ferguson, Valtra en Fendt in heel Nederland. Naast de distributie van landbouwmechanisatie heeft de Mechan Groep verschillende aanvullende diensten die zij levert. Een greep uit deze diensten betreft: Mechan Verzekeringen, Mechan Lease, Parts & Service, Smart Farming, Mechan Academie en een lestractor.
Sqits heeft voor de dienst Mechan Verzekeringen de opdracht mogen realiseren. Mechan Verzekeringen levert scherpe premies en uitstekende voorwaarden voor het verzekeren van landbouwmechanisatie. Zij weten dan ook precies waar de verzekering aan moet voldoen, zodat deze een volledige dekking heeft. Bij een machine die schade krijgt of veroorzaakt, kunnen de kosten namelijk flink oplopen. Om een passende polis te kunnen bieden, hebben zij de belangrijkste verzekeraars grondig met elkaar vergeleken. Met als resultaat een selectie van verzekeraars die uitstekend aansluiten bij de high-end machines van landbouwmechanisatie.
Huidige situatie.
In de huidige situatie komen de prospects voor Mechan Verzekeringen op verschillende manieren binnen. De aangesloten dealers van de Mechan Groep geven een prospect door via e-mail, er zit geen structuur in deze mail en wordt soms ook naar verschillende mailadressen gestuurd. Prospects kunnen ook verzameld worden in een excel document dat naar Mechan Verzekeringen wordt gemaild. Niet alle informatie mag doorgegeven worden zonder toestemming van de eindklant. Mechan Verzekeringen moet daarom elke prospect opbellen of mailen om toestemming te vragen tot de aanvullende gegevens om tot een goede offerte te komen. Een tijdrovend proces dat tevens lastig is te monitoren. De voortgang van de prospects wordt in een excel document bijgehouden waar meerdere mensen bewerkingen op uitvoeren. Dit bestand is opgeslagen op een gedeelde schijf in de IT infrastructuur van Mechan Verzekeringen.
De wensen.
De wensen vanuit Mechan Verzekeringen bestaan uit verschillende User Stories.
- Als dealer wil ik via een digitaal formulier een prospect kunnen aanmelden
- Als dealer wil ik via een excel bestand meerdere prospects kunnen aanmelden
- Als beheerder wil ik via een online omgeving prospects kunnen inzien
- Als beheerder wil ik een excel bestand met prospects kunnen importeren
- Als beheerder wil ik via email de klant om toestemming vragen al zijn gegevens in te mogen zien
- Als beheerder wil ik via sms de klant om toestemming vragen al zijn gegevens in te mogen zien
- Als beheerder wil ik kunnen registreren dat de toestemming is verleend
- Als beheerder wil ik automatisch kunnen berekenen welke premie het meest gunstige is voor het voertuig
- Als beheerder wil ik de status van een prospect kunnen beheren
- Als beheerder wil ik de status van een prospect kunnen beheren
- Als beheerder wil ik notities kunnen maken bij een prospect
- Als beheerder wil ik actiepunten kunnen maken
- Als beheerder wil ik de offerte kunnen mailen naar de klant, inclusief alle toebehoren
Oplossing.
Als oplossing heeft Sqits bedacht om 2 online gedeelten te realiseren. Een gedeelte waarbij dealers (of directe eindklanten) een formulier kunnen invullen om een prospect aan te melden. Dit formulier vraagt meteen alle gegevens die nodig zijn om tot een goede offerte te komen. Echter worden de gegevens die nog niet mogen worden ingezien versleuteld opgeslagen in de database, zodat deze later kunnen worden vrijgegeven bij toestemming van de prospect.
Het andere gedeelte is het gedeelte waarin de beheerder, lees medewerkers van Mechan Verzekeringen, het beheer van de prospects in kunnen doen.Alle wenselijke scenario’s van de klant kunnen hierin verwerkt worden. Alleen scenario 2 is in overleg met de opdrachtgever op een andere manier ingericht. Uit onderzoek bleek dat het zeer foutgevoelig zou zijn als de dealers zelf Excel documenten zouden uploaden om de prospects aan te leveren. Er is daarom gekozen dat dealers deze lijsten naar een specifiek e-mailadres kunnen sturen. Beheerders kunnen deze excel van valideren op stramien en deze vervolgens importeren. De wens is om dit in een later stadium alsnog door de dealers direct te kunnen laten doen.
Uitgelicht.
We willen graag een paar functionaliteiten uitlichten die zijn ontwikkeld.
- De offerte, aanvraagformulier en toebehoren worden in een pdf opgemaakt en per mail verzonden naar de klant. Indien toebehoren verplicht zijn om in te vullen bij tekenen van de offerte zal dit in de mail worden aangegeven.
- Indien een offerte akkoord is kan het getekende aanvraagformulier worden geüpload in de omgeving van de beheerder, tevens kan er een UBO formulier worden geüpload. Het getekende aanvraagformulier en UBO formulier worden automatisch gemaild naar de verzekeraar zodat de verzekering afgesloten kan worden.
- Om dubbele prospects te voorkomen geeft het systeem een melding indien het chassisnummer van het voertuig meerdere keren voorkomt. Een beheerder kan dan bepalen of dit voertuig bijvoorbeeld wordt doorverkocht of dat de aanvraag dubbel is gedaan.
Techniek.
Voor de realisatie is gekozen om gebruik te maken van het Laravel Framework. De applicatie heeft een MySQL database waarin de prospects worden opgeslagen. Voor visuele elementen die reactief veranderen in de applicatie is gekozen om gebruik te maken van het Vue.js framework.
- MySQL (database)
- Laravel
- Vue.js
Conclusie.
Tijdrovende werkzaamheden, die tevens heel foutgevoelig waren, zijn omgezet naar processen die via een maatwerk online omgeving sneller kunnen worden uitgevoerd en waarbij de kans op fouten geminimaliseerd is.
De opdrachtgever geeft aan dat prospects niet meer tussen wal en schip belanden omdat alle prospects op dezelfde plek terechtkomen. Alle notities en bewerkingen van de prospect zijn inzichtelijk in het systeem en er wordt netjes bijgehouden welke medewerker welke mutaties heeft gedaan. Ze hoeven niet meer te zoeken wie de meest actuele versie van het excel bestand heeft met daarin de ontvangen prospects en hoeven niet meer ergens bij te houden welke prospects er wel of niet zijn opgenomen in het bestand.
Het vragen en registreren van toestemming van de klant gaat op een eenvoudige manier waardoor zij sneller kunnen reageren op de offerteaanvragen van een verzekering. Doordat zij sneller kunnen reageren op deze aanvragen is er een aanzienlijke verhoging in de conversie gerealiseerd.